Odpowiedzmy od razu na to pytanie: oczywiście, że warto stawiać cele.
Warto stawiać cele w życiu prywatnym – chociaż znam osoby, które wydają się żyć bez celu, a wśród nich takie, które sprawiają wrażenie, że znajdują w tym prawdziwy sens. Powiedzieć jednak, że warto stawiać cele również w działaniu organizacji – to powiedzieć za mało. Stawianie celów w organizacji to konieczność.
To, że każda organizacja powinna posiadać jasno wytyczone cele, wydaje się być oczywiste. Cele organizacji to, moim zdaniem, najważniejszy z trzech zasadniczych filarów działania każdej organizacji, jakimi są: cele, strategia i misja.
Zwykle, większość pracowników dobrze rozumie, jakie cele realizuje organizacja, w której są zatrudnieni. I mimo, że to właśnie na barkach pracowników leży zadanie realizacji tych celów, to najczęściej cel organizacji ma się nijak do celu pracownika. I nie wynika to wcale ze złego postawienia celów pracownikowi, tylko z samej natury celów w organizacji: tak jak struktura organizacji dekomponuje się na jednostki, działy, zespoły, podzespoły i pracowników, tak cele organizacji podlegają kaskadowej dekompozycji w zależności od miejsca w strukturze, ról i zadań.
Największa trudność w zarządzaniu polega na tym właśnie, aby organizacja potrafiła stale dokonywać właściwej dekompozycji celów organizacji na cele jej poszczególnych zespołów czy pracowników. Zadanie to dotyczy każdego szczebla zarządzania – od rady nadzorczej stawiającej cele zarządowi, przez dyrektora działu stawiającego cele swoim kierownikom, po przełożonego, stawiającego cele szeregowemu pracownikowi.
Właściwa dekompozycja, czyli to, jak przełożę postawione mi cele na cele moich podwładnych, na wszystkich poziomach zarządzania to warunek konieczny powodzenia każdej organizacji, a brak zdolności do właściwej dekompozycji to najczęściej pierwsza przyczyna niepowodzenia.
Jak w takim razie właściwie stawiać cele?
Nie ma oczywiście jednego złotego środka, który spowoduje, że zarządzanie przez cele będzie w naszej organizacji działać perfekcyjnie. Jednak poza zdrowym rozsądkiem, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii.
Zarządzanie przez cele wymaga, aby kierownictwo organizacji – począwszy od zarządu do przełożonych najniższego szczebla – było w pełni świadome i przekonane, że to właściwa i skuteczna metoda zarządzania.
Zarządzanie przez cele wymaga także dużego zaangażowania kierownictwa. Jest ono potrzebne na każdym etapie: zarówno podczas ustalania i przyjmowania własnych celów, jak i podczas planowania i stawiania podwładnym. Im większe jest zaangażowanie przełożonego i pracownika, tym większa jest szansa, że cele zostaną zrealizowane.
Najlepsze efekty uzyskuje się, kiedy pracownik współuczestniczy w planowaniu swoich własnych celów. Przy dekompozycji celów, które otrzymał przełożony, zawsze istnieje mniejszy lub większy margines na zmiany – warto pozwolić pracownikowi na jego maksymalne wypełnienie.
Stawiane cele powinny być jasne i jednoznaczne, powinny być dla nich zdefiniowane kryteria pomiaru, powinny stanowić wyzwanie, ale takie, które da się zrealizować.
W realizacji celu dobrze jest zostawić pracownikowi dużą przestrzeń samodzielności – powinna być ona jednak ani nie zbyt duża – pracownik powinien mieć poczucie, że realizacja jego celów, to metoda na realizację celów przełożonego, ale także nie zbyt mała – pracownik musi mieć poczucie, że to przede wszystkim od niego zależy realizacja celu.
Każdy cel powinien mieć określony czas realizacji. Cel powinien być rozliczony, po upłynięciu czasu jaki został dla niego przewidziany. Najlepiej, kiedy przełożony na bieżąco monitoruje realizację celów oraz, kiedy w czasie ich realizacji dochodzi do spotkań, podczas których omawia się proces ich realizacji.
Ocena realizacji celów pracownika powinna być jednym z podstawowych elementów wpływających na system wynagradzania.
Dobrze jest, kiedy system zarządzania nie jest zbytnio zbiurokratyzowany, warto jednak, aby był wspierany przez rozwiązania informatyczne, które pozwalają zarówno pracownikowi, jego przełożonemu, jak i organizacji ewidencjonować cele i ich rozliczenia oraz umożliwiają monitorowanie całego procesu. Warto jednak zauważyć, że żaden system informatyczny nie wyręczy kierownika w zarządzaniu przez cele.
Zarządzanie przez cele wzmacnia organizację poprzez kierunkowanie działań na długookresowe cele oraz motywuje jej pracowników i zwiększa ich zaangażowanie poprzez ich współudział w kształtowaniu zadań.
Stawiajmy właściwie cele !
