Platforma HaeR² oferuje zróżnicowany dostęp do funkcjonalności systemu dla użytkowników, wspierany modułem uprawnień, w zależności od roli użytkownika lub pracownika.

W systemie definiuje się role użytkowników. Dostępne są cztery, predefiniowane role: szeregowego pracownika, kierownika zespołu, szefa jednostki oraz pracownika HR. Role mogą być dowolnie rozszerzane przez administratora systemu.

W ramach roli definiuje się jakie funkcjonalności systemu i jakie punkty menu są dostępne dla pracowników posiadających daną rolę.

Każdy użytkownik systemu ma przypisaną jedną z wybranych ról.

Dodatkowo, w systemie jest zdefiniowane drzewo podległości pracowników. Każdy użytkownik ma także zdefiniowaną listę pracowników do których ma dostęp. Może to być: lista bezpośrednich podwładnych, lista podwładnych, wybrana lista pracowników, wybrana lista jednostek, wybrana lista zespołów / działów organizacji, wszyscy pracownicy, brak pracowników.

Użytkownicy mogą mieć przyznany dostęp administracyjny do systemu, który umożliwia biznesową i techniczną administrację i parametryzację systemu.

W zależnosci od roli, widoczności pracowników oraz uprawnień administracyjnych, każdy użytkownik ma dostęp do różnych funkcjonalności systemu.